Kada neka visokoškolska ili znanstvena knjižnica želi saznati više o integriranom knjižničnom sustavu temeljenom na zajedničkom knjižničnom programu sa savjetnicom za knjižnično-informacijski sustav može se dogovoriti termin za uvodni sastanak (Kick off meeting) na kojemu se prezentiraju temeljni elementi projekta te razgovara o mogućem planu provedbe. Na tome se sastanku mogu upoznati svi suradnici te prezentirati njihova uloga u predstojećoj potencijalnoj suradnji, a predstavljaju se i glavne značajke dostupnih modula, arhitektura klijentskog poslužitelja te struktura postojećih baza. Predstavlja se i uobičajeni hodogram aktivnosti koji se primjenjuje u slučaju ulaska neke knjižnice u integrirani knjižnični sustav.
Ukoliko neka visokoškolska ili znanstvena knjižnica želi pristupiti integriranom knjižničnom sustavu temeljenom na zajedničkom knjižničnom programu, od Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu treba zatražiti ponudu za uključivanje u integrirani knjižnični sustav. Poželjno je da ponuda sadržava osnovne informacije o broju i stanju fonda knjižnice, programskom rješenju koje knjižnica koristi te odgovornu osobu za daljnja pitanja.
Po prihvaćanju ponude pristupa se izradi Sporazuma o uređivanju odnosa NSK i sudionika u integriranom knjižničnom sustavu temeljenom na zajedničkom knjižničnom programu. Sporazum sadržava uvodna utvrđenja, uloge i obveze Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu, obveze knjižnice koja se uključuje u Sustav te sva ostala formalno pravna pitanja. Sporazum potpisuju dekan fakulteta ili ravnatelj instituta te glavni ravnatelj Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu.
Po potpisivanju Sporazuma dogovara se termin održavanja jednodnevnog orijentacijskog treninga u seminarskoj dvorani Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu na kojem se prezentiraju strukture i odnosi baza, mogućnosti modula Katalogizacija, modula Nabava/Serijske publikacije te modula Cirkulacija. Na taj način knjižnica može temeljito i s razumijevanjem pristupiti ispunjavanju konfiguracijskog upitnika.
Konfiguracijski upitnik sastoji se od nekoliko poglavlja, a sadrži pitanja vezana za opće podatke, modul Katalogizacija, modul Nabava/Serijske publikacije, modul Cirkulacija (odnosno module koje knjižnica odluči implementirati) te ovlasti za rad u knjižničnome sustavu. Upitnik sadrži i informacije koje su vezane za osoblje knjižnice zbog pristupa portalu IKS i Sustavu za podršku.
Konfiguracijski upitnik možete preuzeti ovdje.
Funkcionalni trening koji se održava u elektroničkoj učionici Nacionalne i sveučilišne knjižnice obuhvaća edukaciju za rad u modulu Katalogizacija, modulu Nabava/Serijske publikacije i modulu Cirkulacija. Za razliku od orijentacijskog treninga gdje se polaznici samo upoznaju s mogućnostima modula, funkcionalni trening sadrži i praktični dio – vježbe i primjere s kojima se na edukaciji radi u testnoj bazi. Za svaki je modul predviđena edukacija u trajanju od dva radna dana.
Sistemski knjižničari posjećuju knjižnicu kako bi instalirali Alephov klijent.
Knjižnica je spremna započeti s radom u produkcijskoj bazi.
Portali sadrže sve bitne informacije vezane za knjižnični sustav: bazu znanja, upute za rad, statistiku, informacije o članicama, obavijesti o edukacijama, obavijesti o demonstracijskim vježbama, a redovito se objavljuju i sve novosti vezane za integrirani knjižnični sustav.
Prema potrebi, može se organizirati stručna posjeta. Osoblje knjižnice stručnim suradnicima iz NSK na taj način mogu pružiti povratne informacije, uputiti prijedloge za poboljšanje i/ili unaprjeđenje, postaviti pitanja vezana uz procese rada, mogućnosti knjižničnog sustava i slično.
Sustavni redakcijski nadzor obuhvaća trajne aktivnosti nadzora nad izradom, razmjenom, brisanjem i arhiviranjem bibliografskih, normativnih i administrativnih podataka svih baza zajedničkog integriranog knjižničnog sustava Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu, visokoškolskih i znanstvenih knjižnica.
Knjižnici je na raspolaganju tehnička podrška koja pruža pomoć pri instalaciji i ažuriranju klijenta te svim ostalim tehničkim pitanjima koja se mogu pojaviti tijekom korištenja sustava.
Knjižnici je na raspolaganju i Sustav za podršku putem kojeg korisnici, odnosno djelatnici knjižnica u integriranom knjižničnom sustavu, svoje upite, prijedloge i/ili probleme u radu mogu prijaviti unutar jedne od postojećih kategorija (Cirkulacija, Nabava/Serijske, Katalogizacija, OPAC, Ovlasti profila, Tehnička pogreška, Instalacija/Nadogradnja, Izvještaji, Međuknjižnična posudba, Neodređeno/Ostalo). Sva komunikacija i aktivnosti vezane za poslani upit evidentiraju se na dostupnom Sustavu za podršku.
Želite li pristupiti integriranom knjižničnom sustavu i/ili imate li dodatnih pitanja, molimo kontaktirajte dr.sc. Dijanu Machala, knjižničarsku savjetnicu za knjižnično-informacijski sustav u Hrvatskom zavodu za knjižničarstvo.